Cabinets d’Avocats : Comment gagner du temps et optimiser vos coûts

assistante cabinet avocat
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Connaissez-vous la solution la plus efficace pour optimiser les coûts et augmenter la productivité de votre cabinet ? En voilà une question ! C’est tout simple en vérité et cela tient en 3 raisons …

  1. Gagner du temps
  2. Déléguer
  3. Externaliser sans s’engager

Si vous arrivez à maitriser ces 3 points, vous pourrez vous consacrer entièrement à votre véritable cœur de métier : conseiller, défendre, accompagner.

Vous êtes sans doute comme moi, le temps a beaucoup d’importance. Cependant, la tâche est conséquente. Vous avez toujours plus de travail et, bien souvent, moins de temps pour le faire.

Cela dit, vous vous devez de tout maitriser parce que SATISFAIRE vos Clients est PRIMORDIAL sans compter qu’il y a l’image de marque du Cabinet.

Mais voilà, noyé par le travail, plus le temps passe, plus le retard interfère. En bref, vous devenez moins efficaces avec la désagréable sensation de surnager.

Analysons ces 3 raisons :

1. Gagner du temps est la promesse de dossiers bien menés. Nous l’entendons depuis toujours, le temps c’est de l’argent ! En l’occurrence, oui. Les dossiers que vous traitez sont LA priorité absolue. Il est donc important de trouver tout moyen permettant un gain de temps.

2. Déléguer c’est se préserver. Les jours, les semaines, les mois, ne sont pas à rallonge et pourtant les affaires se succèdent. Ne pas déléguer vous amènera sans nul doute à l’épuisement. Déléguer est l’assurance d’une efficacité redoutable dans ce qui compte vraiment.

3. Externaliser est libérateur. Mais encore faut-il s’adresser à la bonne personne. S’adresser à quelqu’un de confiance alliant expertise et expérience apporte un réel confort et, là encore, un sérieux gain de temps et d’argent.

Ainsi, ce qui compte avant tout pour vous, c’est de maitriser le déroulement des dossiers qui vous sont confiés. Le reste (bien que vital pour votre fonctionnement) ne doit pas vous encombrer. C’est dans cette partie que je vous apporte certaines solutions.

Une petite histoire

Mais pourquoi est-il si important de maitriser ces 3 raisons ?

C’est une évidence. Outre le fait de vous consacrer à votre véritable raison d’être, optimiser son temps au maximum permet par ricochet de générer un gain énorme au niveau des coûts. Conjugué à un service à la carte avec ou sans engagement sur du long terme, la formule est souple, confortable, et surtout très efficace !

Voici une petite histoire…

Un jour, un cabinet d’avocat de la région me contacte. Très sollicité par les affaires, cet Avocat se retrouve en retard dans la gestion administrative courante de son cabinet. Il ne dispose plus d’assez de temps pour répondre aux tâches obligatoires de fonctionnement et n’arrive plus à reprendre son souffle.

Les affaires à traiter, les nouveaux Clients, l’administratif … Bref, tout contribue à ralentir l’habituelle excellence de son travail. Il s’épuise et, en recherche d’une solution efficace pour y remédier, il m’appelle.

Des résultats efficients

Nous avons tout d’abord revu la totalité de son fonctionnement, puis, mis en place des solutions personnalisées et adaptées :

  • Réalisation d’un audit approfondi de la gestion du cabinet
  • Mise en évidence des points chronophages et perturbateurs
  • Identification des tâches administratives récurrentes et obligatoires qui pouvaient être délégués :

o Tâches plus complexes comme les provisions, notes d’honoraires des actes, assignations, conclusions, dictée, rédaction, prise de notes, traitement des dossiers avec les bâtonniers, rédaction des conventions d’honoraires, traitement des formalités de la vie de la SELARL, mise en place prélèvements SEPA …

o Correspondance professionnelle (traitement des mails et courriers), gestion en lien avec les cabinets experts-comptables, facturation, rapprochements bancaires, notes d’honoraires des avocats …

Pourquoi collaborer ensemble fut un gage de réussite ?

Une fois ce travail de fourmi réalisé, l’évidence fut qu’un seul homme ne pouvait plus tout gérer. Le temps était venu d’externaliser tout ce qui pouvait nuire à sa véritable mission. Mais pour cela, il fallait l’assurance d’une véritable valeur ajoutée à ce nouveau fonctionnement.

Cela semble être un détail, cependant en tant que prestataire extérieur, il me semble normal de montrer patte blanche. Ainsi pour plus de transparence voici les points principaux que j’ai pu lui garantir et que je suis à même de vous garantir aussi :

  • Des services sur-mesure avec adaptation du volume d’heures (nous pouvons commencer avec un faible volume et l’augmenter par la suite)
  • La connaissance approfondie de logiciels : SECIB – JARVIS – WINLAW
  • Gestion de l’interface e-barreau/RPVA
  • Compréhension et utilisation des parapheurs
  • Veille régulière de l’actualité juridique
  • Formations régulières pour rester au meilleur des niveaux
  • Un grand panel de services grâce à l’obtention de diplômes : Bac +6 en droit (notamment droit des affaires), je suis en mesure de prendre en charge de nombreuses tâches
  • Pas d’engagement autre que ce qui est décrit dans l’offre de service
  • La plus stricte confidentialité est observée (notamment en ce qui concerne les données sensibles et personnelles)
  • Déplacement sur site ou intervention en télétravail (pour réduire les coûts liés au transport) …

Petit à petit nous avons instauré une nouvelle façon de travailler. Elle n’a pris que quelques mois et, à sa grande surprise, a dégagé beaucoup temps ! Déchargé des lourdes tâches grâce à l’externalisation, il a gagné un temps précieux et peut l’utiliser désormais avec plus d’efficience.

Depuis, tout est bien rodé et le travail beaucoup plus efficace.

Cette histoire n’est pas un cas isolé. Loin de là !

Vous pouvez vous aussi accéder à ces services !
A vous de voir …

Il vous est possible de rester dans l’inconfort de la surpression, le risque étant de vous essouffler vous-aussi et de perdre la santé mais aussi beaucoup d’argent. Ou vous pouvez décider d’externaliser les tâches qui vous font habituellement tourner les sangs.

Et si je vous disais que déléguer rapporte pratiquement 1/3 de temps en plus ? Franchiriez-vous le pas ? Oui, sans aucun doute …

Alors osez ! C’est possible et sécurisant.

Il suffit juste de décider que le moment est venu de récupérer du temps pour vos véritables missions …

Vous voulez franchir ce pas ? Je suis là pour vous répondre …

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite. » - Henry Ford

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